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Dokumentation

Anleitungen für The-Y CRM

Alles zum Einrichten und Nutzen — Schritt für Schritt. Tippe unten ein Stichwort (z. B. „Postfach", „Anruf", „Kampagne"), um sofort die passende Anleitung zu finden.

Stand: 12.10.2026 (Version 1.1.32) · Phase Alpha · Release Notes · Known Issues · Feature-Board

Keine Anleitung gefunden. Versuche ein anderes Stichwort — oder frag uns unter office@the-y.at.

Erste Schritte

Konto erstellen & anmelden

The-Y CRM startest du ohne Installation direkt im Browser.

  1. Gehe auf crm.the-y.at/register und lege ein kostenloses Konto an (Firmenname, dein Name, E-Mail, Passwort). Dein Arbeitsbereich bekommt gleich eine erste Marke mit deinem Firmennamen — Kanäle kannst du sofort anlegen.
  2. Setze das Häkchen bei den Alpha-Bedingungen und bestätige — du bist danach sofort angemeldet.
  3. Später meldest du dich unter crm.the-y.at/login mit deiner E-Mail an — die Anmeldung findet deinen Arbeitsbereich. Gehört die E-Mail zu mehreren Firmen, wählst du danach „Arbeitsbereich wählen“.
  4. Passwort vergessen? Der Link „Passwort vergessen?“ schickt einen Zurücksetz-Link an jedes Konto mit dieser E-Mail; mehrere Arbeitsbereiche stehen gemeinsam in einer E-Mail, jeder mit eigenem Link.
  • Deine Anmelde-Adresse (crm.the-y.at/t/…) steht in der Willkommens-Mail, unter Einstellungen → Konto und im Menü an deinem Namen — mit Knopf zum Kopieren, z. B. für dein Team.
  • Mehrere Arbeitsbereiche: Über deinen Namen oben rechts wechselst du ohne neues Passwort zwischen den Arbeitsbereichen, in denen du in diesem Browser angemeldet bist, oder meldest einen weiteren an. Das CRM merkt sich den zuletzt genutzten. Abmelden meldet dich aus allen Arbeitsbereichen in diesem Browser ab.
  • Bist du angemeldet und öffnest crm.the-y.at, landest du direkt in deinem Arbeitsbereich. Die Demo startet nur über „Demo ausprobieren“.
In der Alpha ist die Free-Version gratis (bis 1000 ausgehende Nachrichten/Monat). Automatische Backups laufen; eine formale Ausfallsicherung kommt ab der Beta — sichere Wichtiges dennoch selbst (siehe „Datensicherung & Export").

Das Dashboard & das Einrichtungs-Tutorial

Nach dem Login landest du auf dem Dashboard. Oben führt dich eine Einrichtungs-Checkliste („Erste Schritte") durch die wichtigsten 6 Schritte: Team einladen, Kanal verbinden, ersten Kontakt/Deal anlegen, einen Wissensartikel schreiben. Der Fortschrittsbalken zeigt, was schon erledigt ist; die Checkliste lässt sich ausblenden, wenn du fertig bist.

Darunter siehst du Kennzahlen (offene Tickets, deine Aufgaben, Vertriebs-Pipeline & gewichtete Prognose) und anstehende Termine.

Rückfragen und Hinweise — etwa „Wirklich löschen?“ — erscheinen als eigenes Fenster im CRM, auch wenn das CRM in einer anderen App geöffnet ist. Am Handy kommen sie als Leiste von unten; mit der Tastatur gilt Esc = Abbrechen, Enter = Bestätigen.

Team einladen & Rollen vergeben

Unter Einstellungen → Team lädst du Kolleg:innen ein und steuerst, wer was darf.

  1. „＋ Einladen": E-Mail, Name und Rolle wählen — die Person bekommt einen Einladungslink und setzt selbst ihr Passwort.
  2. Rollen: Admin (alles), Supervisor (CRM + Auswertung, ganzes Team), Agent (eigene Kontakte/Deals). Rechte lassen sich pro Person zusätzlich fein einstellen (Erlauben/Verbieten je Recht).
  3. Über Workspaces (Marken) ordnest du Mitarbeiter einzelnen Marken zu — eine Rechnung, mehrere Marken.
Rechte wirken überall: Menüpunkte, Bearbeiten/Löschen-Knöpfe und der Server prüfen jede Aktion. So sieht ein Agent nur, was er darf.

→ Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung (Einladen, Rollen & Scope eigene/Team/alle, Rechte-Overrides, Marken zuweisen, 2FA erzwingen, Fehlerbehebung)

Demo: deine eigene Testumgebung

Ausprobieren ohne Registrierung: Unter crm.the-y.at/demo startet sofort deine eigene Testumgebung mit deutschen Beispieldaten — Gespräche aus allen Kanälen, Deals, Rechnungen, Termine, Beiträge, Kommentare und WhatsApp-Vorlagen.

  • Du bist Admin und darfst alles anlegen, ändern und löschen — Kontakte, Rechnungen, Kampagnen, Automationen, Einstellungen.
  • Nichts geht nach außen: E-Mails, WhatsApp, SMS, Anrufe, Beiträge und Webhooks werden nur simuliert; an der jeweiligen Stelle steht ein Hinweis.
  • Läuft schon eine Testumgebung, kommst du mit demselben Link direkt wieder hinein. Alte Links auf crm.the-y.at/try führen ebenfalls dorthin.
Die Testumgebung läuft 24 Stunden und wird danach samt Dateien gelöscht; bei einer Registrierung wird nichts übernommen. Höchstens 3 Testumgebungen je Anschluss und Tag, 5 MB Dateien. Ist das Limit erreicht, siehst du die Beispielfirma „nur zum Ansehen“ — mit Hinweis, warum.

Als App aufs Handy

The-Y CRM lässt sich auf Android (Chrome: Menü ⋮ → „App installieren“) und iPhone (Safari: Teilen → „Zum Home-Bildschirm“) auf den Startbildschirm legen — mit eigenem Symbol, ohne Browserleiste. Am Handy hast du eine untere Leiste (Inbox, Kontakte, Telefon, Aufgaben, Mehr), Gespräche wie in einer Chat-App, Karten statt Tabellen und ein Softphone mit Wählfeld. Gespeichert werden nur Programmdateien, nie Kundendaten.

Push-Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten folgen in einer späteren Version.

→ Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung (Android, iPhone, was du am Handy bekommst, ohne Internet)

Posteingang (Inbox)

Tickets, Status & Prioritäten

Der Posteingang bündelt alle Kanäle (E-Mail, WebChat, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, Facebook- und Instagram-Kommentare, SMS, Anrufe) in einer Liste; jede Zeile zeigt den Kanal und die Zeit der letzten Nachricht. Jedes Gespräch ist ein Ticket #N.

  • Status: offen · schlummernd (Snooze mit Presets 1 h / morgen / bis Antwort) · geschlossen. Antwortet der Kunde, öffnet sich das Ticket automatisch wieder.
  • Ansichten: Meine offenen · Unzugewiesen · Alle offenen · Wartet · Geschlossen — jeweils mit Zähler.
  • Priorität (dringend/hoch/normal/niedrig) und offene Tickets als Tab-Leiste zum schnellen Wechseln. Mit j/k springst du durch die Liste.

Antworten, interne Notizen & Zuweisung

  1. Ticket öffnen, unten die Antwort schreiben, „Senden" — die Antwort geht über den ursprünglichen Kanal raus. Bei Messenger und Instagram über die verbundene Facebook-Seite.
  2. Interne Notiz (gelb): nur fürs Team sichtbar, wird dem Kunden nie zugestellt.
  3. Zuweisen: im Kopf eine:n Agent:in wählen. Rechts siehst du das Kunden-Panel mit 360°-Verlauf, Deals, Rechnungen und Consent.
Wenn etwas nicht ankommt: Lehnt Meta oder WhatsApp eine Antwort ab, steht an der Nachricht „⚠ nicht zugestellt“ mit dem Grund und einer Erklärung. „Nur gespeichert, nicht gesendet“ heißt: Der Kanal hat keinen Zugang. Lässt sich der Grund beheben, zeigt das CRM Admins gleich darunter „Kanal verbinden →“ (springt in den Einstellungen direkt zum betroffenen Kanal) und „Erneut senden“ (schickt dieselbe Nachricht noch einmal, ohne Kopie im Verlauf). Teammitglieder ohne Admin-Rechte sehen „Bitte einen Admin informieren“. Hat der Kunde seit über 24 Stunden nicht geschrieben, steht das direkt an der Nachricht — bei WhatsApp öffnet „Vorlage senden“ gleich die genehmigten Vorlagen.
Kundennachrichten kannst du dir mit „🌐 Übersetzen" anzeigen lassen und deine Antwort in die Kundensprache übersetzen — ohne The-Y-Aufschlag. Die Standard-Übersetzung nutzt einen kostenlosen Dienst; wenn du dafür deinen eigenen KI-Anbieter wählst, entstehen dessen Kosten über deinen API-Schlüssel.

Vorlagen & Makros

Wiederkehrende Antworten gehören unter Vorlagen (Sidebar).

  • Schnellantworten mit Platzhaltern ({{kontakt.vorname}} u. a.) — im Composer über das Vorlagen-Symbol einfügen.
  • Makros (⚡): ein Klick setzt Status, Priorität, Zuweisung, Labels, interne Notiz und eine Antwort-Vorlage gebündelt.
  • 📖 Wissens-Artikel direkt in die Antwort einfügen (aus der Wissensdatenbank).

Kanäle verbinden

E-Mail-Postfach (IMAP/SMTP) verbinden

Unter Einstellungen → Kanäle legst du je Marke ein oder mehrere Postfächer an.

  1. „＋ Hinzufügen" → E-Mail → das Einrichten-Panel öffnet sich automatisch.
  2. IMAP (Empfang) und SMTP (Versand) eintragen. Passwörter werden verschlüsselt gespeichert.
  3. „Verbindung testen" prüft die Zugangsdaten live. Wähle beim Import „Nur neue Mails" oder „Ganzer Verlauf".
  4. Optional: eine HTML-Signatur je Postfach (wird pro Agent gefüllt).
Gmail/Outlook per Ein-Klick-OAuth ist in Arbeit. Bis dahin funktioniert jedes Postfach über IMAP/SMTP.

→ Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung (Voraussetzungen, Anbieter-Tabelle Gmail/Outlook/GMX, Verbindungstest, Fehlerbehebung)

WebChat auf der Website einbetten

  1. Einstellungen → Kanäle → WebChat aktivieren.
  2. Den Einbett-Code (ein <script>-Schnipsel) kopieren und vor </body> deiner Website einfügen — fertig ist die Chat-Bubble.

→ Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung (einbetten, Branding, Öffnungszeiten, Chatbot/KI-Deflection, anonyme Chats, Fehlerbehebung)

WhatsApp, Messenger & Instagram

The-Y verbindet die ganze Meta-Familie über eine geführte Einrichtung.

  1. Einstellungen → Kanäle → den gewünschten Kanal „Einrichten".
  2. Bei Facebook/Instagram führt dich der „Verbinden"-Knopf durch die Seiten-Auswahl. Danach gibt es die Facebook-Seite und das verknüpfte Instagram-Konto als eigene Kanäle — für Nachrichten, Kommentare und Beiträge (bestehende Verbindungen einmal neu verbinden). Antworten auf Instagram gehen über die verknüpfte Seite. Für WhatsApp klickst du „WhatsApp verbinden“: Meta führt dich durch, fehlende Konten (Meta-Unternehmen, WhatsApp-Konto) legt Meta dabei für dich an. → Schritt-für-Schritt-Anleitung WhatsApp
  3. Außerhalb des 24-Stunden-Fensters brauchst du für WhatsApp eine genehmigte Vorlage — die baust du im Vorlagen-Baukasten (siehe unten).
Die WhatsApp-Business-App kannst du behalten: Nachrichten kommen zusätzlich ins CRM, bis zu 180 Tage Verlauf werden übernommen. Nach dem Verbinden richtet The-Y — wenn Meta es zulässt — einen Zugang ein, der nicht abläuft; sonst erinnert dich das CRM 14, 7 und 1 Tag vorher ans Neu-Verbinden. Hakt es, hilft der Knopf „Wir helfen dir“.
Vor Metas Freigabe unserer App: WhatsApp über das Meta-Fenster verbinden können Kunden erst nach dieser Freigabe; Instagram-Direktnachrichten von fremden Konten und Meldungen zu Kommentaren auf Facebook-Seiten kommen bis dahin nicht an (Kommentare holt das CRM selbst ab). Details in den Known Issues.

→ WhatsApp verbinden (Ein-Klick) · Erweitert: eigene Meta-App (manuelle Einrichtung, Facebook-Seite und Instagram, 24-Stunden-Fenster, Fehlerbehebung)

Meta-Zentrale: WhatsApp, Facebook & Instagram im CRM verwalten

Einstellungen → Kanäle → Karte „Meta-Zentrale“: je WhatsApp-Nummer, Facebook-Seite und Instagram-Konto Kacheln mit Ampel. Was Meta über seine Schnittstelle erlaubt, erledigst du direkt im CRM — du musst nicht mehr zu business.facebook.com.

  • WhatsApp: Unternehmensprofil mit Live-Vorschau, Begrüßung + bis zu 4 Gesprächsstarter + „/“-Befehle, QR-Codes und Kurzlinks (PNG/SVG), Anzeigename beantragen und neu registrieren, Zwei-Schritt-PIN (wird nie gespeichert), Kontakte sperren (auch direkt im Posteingang), Kosten laut Meta neben der eigenen Schätzung, weitere Nummer ganz im CRM — auch mit Bestätigungsanruf über deine Telefonanlage („Code-Anruf direkt zu mir durchstellen“).
  • Facebook-Seite: Messenger „Los geht's“ mit automatischer Antwort, Gesprächsstarter und Menü; Seiten-Infos wie Beschreibung, Telefon, Öffnungszeiten und Impressum.
  • Instagram: Gesprächsstarter für Instagram Direct und ein Überblick über dein Profil.
Was Meta nicht über die Schnittstelle erlaubt — Zahlungsmethode, Verifizierung, Einspruch gegen eine Sperre, Seitenname/Bilder, Instagram-Bio —, erklärt das CRM Schritt für Schritt mit Direktlink. Danach prüft „Ich bin zurück – jetzt prüfen“, ob es geklappt hat.

→ Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung (alle Bereiche, Direktlinks, Grenzen, FAQ)

WhatsApp-Vorlagen bauen

Unter Vorlagen → WhatsApp-Vorlagen baust du Vorlagen im Baukasten mit Live-Vorschau im WhatsApp-Look oder übernimmst eine aus der Galerie mit 14 fertigen Vorlagen (Terminbestätigung, Erinnerung, Auftrag fertig, Rechnung, Zahlungserinnerung, Bewertungsbitte …) auf Deutsch, Englisch und Türkisch.

  • Kopfzeile mit Text, Bild, Video oder PDF, Variablen per Klick, Fußzeile und Knöpfe (Schnellantwort, Website-Link, Anrufen, Code kopieren) — Metas Grenzen zählen sichtbar mit.
  • Vor dem Einreichen prüft das CRM die häufigsten Ablehnungsgründe und warnt, wenn eine Service-Vorlage nach Werbung klingt.
  • Status in Klartext und in Echtzeit: Genehmigt, In Prüfung, Abgelehnt (mit übersetztem Grund und „So behebst du es“), Pausiert. „Korrigieren und neu einreichen“, „Duplizieren“ und „Sprache hinzufügen“ sind je ein Klick.
  • Im Posteingang: „Vorlage senden“ mit Suche, passender Sprache und vorausgefüllten Werten wie dem Vornamen.

→ Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung (Kategorie wählen, Galerie, Baukasten, Ablehnung beheben, Vorlage senden)

WhatsApp-Status: Gibt es Probleme mit meiner Nummer?

Einstellungen → Kanäle → Karte „WhatsApp-Status“: je Nummer eine Ampel mit Qualität, Nachrichtenlimit, Anzeigename, Verbindung, Zahlungsmethode, Kontoprüfung, Empfang, Zugang und Sendefehlern der letzten 7 Tage — in Alltagssprache, mit dem nächsten Schritt und direktem Link in den WhatsApp Manager. Im Dashboard steht kurz „WhatsApp: alles in Ordnung“ oder „1 Hinweis“.

Sinkt die Qualität, wird die Nummer eingeschränkt oder das Limit gesenkt, bekommen alle Admins eine Meldung und eine E-Mail — je Ereignis nur einmal.

→ Alle Werte erklärt

SMS verbinden (eigener Anbieter)

SMS laufen über deinen eigenen Anbieter (BYO, kein Aufschlag). Unter Einstellungen → Kanäle → SMS → „Einrichten" trägst du API-Basis-URL, Client-ID/Secret und den Absender ein und schickst eine Test-SMS. Antworten empfangen: Unter „Eingehende SMS & STOP“ erzeugst du eine Empfangs-Adresse und trägst sie bei deinem Anbieter als Webhook für eingehende Nachrichten ein — dann landen Antworten im Posteingang und „STOP“ meldet automatisch ab.

→ Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung (Zugangsdaten, Test-SMS, Versand aus Posteingang/Marketing, Consent, Fehlerbehebung)

Öffnungszeiten & Auto-Antwort

Unter Einstellungen → Öffnungszeiten definierst du je Kanal Zeiten und eine Auto-Antwort innerhalb sowie außerhalb der Öffnungszeiten (nur auf die erste Kundennachricht).

Telefonie

Telefonie: Die eigene Telefonanlage ist für alle verfügbar — in der Free-Version bis 200 Gesprächsminuten/Monat, im Paid-Tarif unbegrenzt. Für ausgehende externe Anrufe verbindest du deine eigene SIP-Leitung (wir führen dich durch die Einrichtung).

Leitung (Anbieter/SIP-Trunk) einrichten

The-Y bringt eine eigene Telefonanlage mit. Zuerst verbindest du eine Leitung.

  1. Öffne Telefonie → Leitungen. Hast du noch keine, zeigt dir eine geführte Hilfe passende Anbieter (je nach Land, z. B. Zadarma, sipgate, Twilio) samt Erklärung und Direkt-Link.
  2. Beim Anbieter eine Nummer + SIP-Zugangsdaten holen und diese unter „Leitungen" eintragen (Server, Benutzer, Passwort, Ländervorwahl).
  3. Aktivieren — ausgehende und eingehende Anrufe laufen dann über deine Anlage.
Wir kaufen die Nummer nicht für dich (das läuft über deinen Anbieter-Account), aber wir führen dich Schritt für Schritt bis zum fertigen Eintrag.

→ Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung (SIP-Leitung, Durchwahlen/Softphone, Rufnummern, Anruffluss/IVR/Warteschlangen/Voicemail, Ansage während des Klingelns, Wallboard, Fehlerbehebung)

Durchwahlen & Softphone

  1. Telefonie → Durchwahlen: je Mitarbeiter eine Durchwahl (oder „für alle anlegen"). Zuweisung an Benutzer möglich.
  2. Das Softphone unten rechts registriert automatisch deine eigene Durchwahl — damit telefonierst du direkt im Browser (annehmen, wählen, halten, weiterverbinden, parken).
  3. Ein Klick auf eine Telefonnummer im CRM startet den Anruf. Bei eingehenden Anrufen poppt die Kontaktkarte auf (Screen-Pop).

Menüs (IVR), Warteschlangen & Anruffluss

Unter Telefonie → Anruffluss baust du die Anrufführung als visuellen Fluss (Knoten verbinden) — ganz ohne Technikkenntnisse.

  • Ansagen & Menüs (IVR): Begrüßung + Tasten → Ziele (Durchwahl, Warteschlange, Weiterleitung, Voicemail). Ansagen per Text-zu-Sprache, Aufnahme oder Upload.
  • Warteschlangen & Ring-Gruppen: mehrere Agenten klingeln, mit Überlauf-Ziel und Wartemusik.
  • Ansage während des Klingelns: In einer Ring-Gruppe hört der Anrufer sofort deine Ansage, während bei den Mitarbeitern schon das Telefon klingelt; danach Freiton oder Wartemusik. Die Klingelzeit ist fest oder „so lange wie die Ansage“, danach geht der Anruf weiter, z. B. aufs Handy. Warteschlangen haben eine „Begrüßung beim Eintritt“. So geht's
  • Zeitbedingungen: innerhalb/außerhalb der Öffnungszeiten unterschiedlich routen.

Rufnummern & Änderungen an der Anlage

  • Telefonie → Rufnummern: je Nummer festlegen, wohin ein Anruf zuerst geht. Bei Zadarma erkennt die Anlage, welche deiner Nummern gewählt wurde; liefert eine Leitung das nicht mit, gilt das Ziel der obersten Nummer (⭐).
  • Änderungen wirken sofort: Ansagen, Menüs, Durchwahlen und Ziele übernimmt die Telefonanlage nach wenigen Sekunden selbst. Hakt das einmal, zeigt die Telefonie-Seite Admins einen Hinweis.

→ Rufnummern und Ziele · Änderungen wirken sofort

CRM & Finanzen

Kontakte, Firmen, Deals & Pipeline

  • Kontakte/Firmen: anlegen, verknüpfen, zusammenführen (Duplikate). Jede Kontaktseite zeigt einen 360°-Verlauf über alle Kanäle.
  • Deals: mit Wert, Phase und Verknüpfung zu Kontakt/Firma. Die Pipeline ist ein Kanban-Board mit Drag&Drop — Phasenwechsel leitet den Status ab.
  • Erweiterte Felder & Sammlungen für eigene Datenstrukturen (z. B. Polizzen, Reisen).

Finanzen: Rechnungen ausstellen

Unter Finanzen → Rechnungen erstellst du Rechnungen, Angebote und Gutschriften. Ein Entwurf hat noch keine Nummer; „Ausstellen“ prüft die Pflichtangaben deines Landes, vergibt die nächste Nummer (fortlaufend, ohne Lücken) und speichert das PDF unverändert mit Prüfsumme. Danach ist die Rechnung festgeschrieben — Korrekturen gehen per Gutschrift.

  • Steuersatz je Position, Leistungsdatum oder -zeitraum, UID des Kunden mit Prüfung, Hinweise für Kleinunternehmer, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung und Ausfuhr automatisch.
  • Aussteller-Daten und Layout je Marke; XRechnung (z. B. mit Leitweg-ID) und Schweizer QR-Rechnung im PDF.
  • Land, Steuersätze, Nummernkreise, Mahnstufen und Konten unter Finanzen → Einstellungen — ausführlich für Österreich, Deutschland und die Schweiz, dazu alle EU-Länder.

→ Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung

Zahlungen, offene Posten & Mahnungen

  • Zahlungen: Teilzahlungen erfassen; der Status wechselt automatisch. Eine Gutschrift wird mit der offenen Rechnung verrechnet.
  • Offene Posten mit Überfälligkeit und Mahnstufe; Mahnungen in mehreren Stufen per Knopf oder automatisch, über dein eigenes Postfach mit der Rechnung als PDF.
  • Kontoauszug: camt.053 oder CSV unter Finanzen → Bank hochladen — The-Y schlägt die passende Rechnung vor, du bestätigst. Doppelte Umsätze werden erkannt. Keine direkte Bankverbindung.

→ Zahlungen, Mahnungen & Kontoauszug im Detail

Belege, Journal & USt-Vorschau

  • Belege hochladen (PDF, Foto, XML) oder an dein Belege-Postfach weiterleiten. e-Rechnungen (ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung) werden automatisch ausgelesen; mit eigenem KI-Schlüssel auch Fotos und PDFs.
  • Journal (Einnahmen & Ausgaben) nach Zahlungsdatum, zugeordnet zu den Kennzahlen der Beilage E 1a (AT) bzw. Anlage EÜR (DE).
  • USt-Übersicht je Monat, Quartal oder Jahr — Vorschau zur Kontrolle, keine Übermittlung an das Finanzamt.

→ Belege & Auswertungen im Detail

Versteuerung (Soll/Ist) & Nachträge

Unter Finanzen → Einstellungen → „Versteuerung und Voranmeldung“ wählst du Soll- oder Ist-Versteuerung und den Voranmeldungszeitraum (monatlich, vierteljährlich, jährlich — in Österreich ohne jährlich). Jede Auswahl ist mit den Regeln für Österreich, Deutschland und die Schweiz erklärt; danach rechnet die USt-Übersicht jede Steuer im richtigen Monat, und das Journal zeigt den USt-Zeitraum je Buchung.

  • „Nachtrag zu MM/JJJJ“: Gehört eine Steuer zu einem schon abgeschlossenen Monat, bleibt dieser unverändert; sie erscheint im aktuellen Zeitraum als Nachtrag — mit Hinweis, welche Voranmeldung sie betrifft.
  • „Eingegangen am“: Spät eingegangene Lieferantenrechnungen buchst du mit Eingangsdatum; die Vorsteuer zählt im Monat des Eingangs.
  • Stand beim Abschluss: Der Monatsabschluss speichert die Werte der USt-Übersicht; ändert sich die Vorschau später, siehst du beide nebeneinander.
Keine Steuerberatung — die Einstellung steuert nur die Vorschau. Ob du eine Voranmeldung berichtigst, klärst du mit deinem Steuerberater bzw. dem Finanzamt.

→ Versteuerung & Nachträge im Detail

Export für den Steuerberater & Monatsabschluss

Unter Finanzen → Export lädst du ein Monatspaket als ZIP: Journal, USt-Übersicht, alle Rechnungs-PDFs, Belege und Kontoauszüge, dazu DATEV-Buchungsstapel und BMD-Import. Erledigte Monate schließt du ab — danach bleiben Zahlungen und gebuchte Belege unverändert; korrigiert wird im offenen Monat per Gutschrift oder „Korrigieren (Storno)“.

Ein Monatsabschluss ist endgültig — auch der Support kann ihn nicht wieder öffnen. DATEV und BMD vor dem ersten Einsatz mit dem Steuerberater testen. The-Y CRM erstellt Aufzeichnungen und Übersichten; das ist keine Steuerberatung.

→ Export, Abschluss & Korrekturen im Detail

Daten importieren & exportieren

  1. Import: Kontakte per CSV — unter Kontakte → „⤓ Import", mit automatischer Spalten-Zuordnung und Konfliktauflösung.
  2. Export: unter Einstellungen → Sicherung → „Export je Bereich (CSV)" lädst du Kontakte, Firmen, Deals, Aufgaben oder Konversationen als CSV herunter.
Deine Daten gehören dir — Export ist jederzeit möglich, kein Lock-in.

Marketing & Wissen

Marketing-Kampagnen In der Alpha frei

Unter Marketing versendest du Kampagnen über E-Mail, SMS oder WhatsApp.

  • Segmente (alle / je Marke), Platzhalter wie {vorname}. WhatsApp und SMS nur an Kontakte mit Einwilligung, E-Mail mit Abmeldelink — siehe Einwilligung & STOP.
  • Geburtstags-Automatik: versendet automatisch am Geburtstag (mit Jahres-Schutz gegen Doppelversand).
  • WhatsApp-Kampagnen nutzen genehmigte Vorlagen; Bilder, Dokumente und Angebots-Codes aus der Vorlage gehen automatisch mit.
  • Ehrliche Zahlen: „Gesendet“ zählt nur, was wirklich hinausging; dazu „Fehlgeschlagen“ und bei WhatsApp „zugestellt“ und „gelesen“ laut Meta.

Posten & Kommentare (Facebook, Instagram)

Unter Posten schreibst du einen Beitrag für Facebook und Instagram zugleich — mit Live-Vorschau für Feed, Story und Reel, Formatprüfung vor dem Posten, eigenem Text je Plattform auf Wunsch und Redaktionskalender (Monat/Woche, Ziehen zum Verschieben). Vorlagen für wiederkehrende Beiträge sparen Zeit.

Unter Kommentare siehst du alle Facebook- und Instagram-Kommentare nach Beitrag: öffentlich oder privat antworten, „Gefällt mir“ (Facebook), ausblenden, löschen und als erledigt markieren. Neue Kommentare (letzte 7 Tage, 10 neueste Beiträge) holt das CRM zusätzlich selbst ab — alle 5 Minuten oder sofort mit „Jetzt abrufen“.

Ohne verbundenes Konto werden Beiträge nur simuliert („Simuliert – nicht veröffentlicht“). Die Reichweite zeigt Meta nur in der Business Suite.

→ Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung (Beitrag, Formatprüfung, Kalender, Status, Kommentare)

Wissensdatenbank & Hilfe-Portal Free

Unter Wissen pflegst du Artikel (WYSIWYG-Editor).

  • Veröffentlichte Artikel erscheinen im öffentlichen, gebrandeten Hilfe-Portal deiner Marke unter crm.the-y.at/help/<deine-marke>.
  • Die Artikel sind volltext-durchsuchbar und dienen zugleich als Wissensbasis für den KI-Assist und zum direkten Einfügen in Ticket-Antworten.

Automatisierung & KI

Automatisierung & Chatbot

  • Einstellungen → Automatisierung: Regeln „WENN Kanal/Betreff/Text → DANN Zuweisen/Label/Priorität/Status/interne Notiz". Auslöser für neue Konversation oder jede Kundennachricht.
  • Einstellungen → Chatbot: regelbasierte Keyword-Antworten im WebChat.

→ Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung (Trigger, Bedingungen mit UND/ODER-Gruppen, omnichannel-/KI-Aktionen, Zeit-Scheduler, Beispiel-Rezepte, Fehlerbehebung)

KI-Assist & eigenen Anbieter hinterlegen

The-Y lässt dir die Wahl deines KI-Anbieters — ohne KI-Aufschlag, du zahlst nur deinen Anbieter direkt (BYO).

  1. Öffne Einstellungen → KI und wähle deinen Anbieter (Anthropic, OpenAI oder Google).
  2. Eine geführte Anleitung je Anbieter verlinkt direkt auf die Schlüssel-Erstellung. Schlüssel einfügen, „KI aktiv" anhaken, Verbindung testen.
  3. Danach stehen im Posteingang „💡 Vorschlag" (aus dem Verlauf, mit Wissens-Grounding) und „📝 Zusammenfassung" bereit; Übersetzungen werden besser.
Ohne Schlüssel bleiben die KI-Knöpfe einfach ausgeblendet — nichts bricht. The-Y erhebt keinen KI-Aufschlag: Die ausgewählten Inhalte werden über deinen eigenen API-Schlüssel an deinen gewählten KI-Anbieter (Anthropic, OpenAI oder Google) übertragen und dort nach dessen Vertrags- und Datenschutzbedingungen verarbeitet. Du wählst den Anbieter und trägst dessen Nutzung selbst.

→ Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung (Anbieter wählen, Schlüssel anlegen je Anbieter, testen, Kosten-Limit, Fehlerbehebung)

Team & Betrieb

Anwesenheit, Dienstplan & Urlaub

Unter Team → Belegschaft steuerst du die Arbeitszeit-Themen.

  • Stempeluhr (🟢 da / 🟡 Pause / 🔴 gegangen) mit automatischem Gleitzeitkonto (Ist vs. Soll). Pro Person abschaltbar (Normal-Modus).
  • Dienstplan aus der Soll-Arbeitszeit, mit Ausnahmen; Woche/Tag-Ansicht und Unterbesetzungs-Warnung.
  • Urlaub & Abwesenheit beantragen/genehmigen, Urlaubskonto mit Resttagen; Krankenstand mit Arztzettel-Upload.

Branding & Benachrichtigungen

  • Einstellungen → Design: App-Name, Akzentfarbe und Kürzel je Marke — wirkt in der App, im Login und in den öffentlichen Seiten (WebChat, Hilfe-Portal, Buchung).
  • Einstellungen → Benachrichtigungen: In-App-Glocke, Browser-Benachrichtigungen (solange das CRM in einem Tab geöffnet ist), E-Mail und SLA-Eskalation; Benachrichtigungs-Mail-Vorlagen editierbar.

Datensicherung & Export

Unter Einstellungen → Sicherung:

  • Snapshot-Export/Import je Mandant (Einstellungen, CRM, Nachrichten) als eine Datei — auch für Umzüge (Free→Paid, gehostet→Self-host).
  • CSV-Export je Bereich (Kontakte, Firmen, Deals, Aufgaben, Konversationen).
Automatische Backups laufen; eine formale Ausfallsicherung kommt ab der Beta. Sichere wichtige Daten in der Alpha dennoch regelmäßig selbst über diese Funktionen.

Sicherheit & Konto

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) & Wiederherstellung

Unter 🔒 Sicherheit (Sidebar) aktivierst du 2FA per Authenticator-App (TOTP).

  1. „2FA einrichten" → QR-Code mit deiner Authenticator-App (z. B. Google/Microsoft Authenticator) scannen oder den angezeigten Schlüssel eintippen.
  2. Den 6-stelligen Code zur Bestätigung eingeben. Danach ist 2FA aktiv.
  3. Wiederherstellungscodes: Beim Einrichten erhältst du 8 Einmal-Codes — sicher aufbewahren. Verlierst du dein Gerät, meldest du dich mit einem dieser Codes an.
  4. Optional „Dieses Gerät 30 Tage merken" — dann wird der 2. Faktor auf dem vertrauten Gerät 30 Tage übersprungen (das Passwort bleibt immer Pflicht).
Admins können 2FA org-weit verpflichtend machen (Team-Einstellungen) und die 2FA eines Mitglieds im Notfall zurücksetzen.

Sicherheitsprotokoll (Audit-Log)

Unter Einstellungen → 🛡 Protokoll siehst du ein unveränderliches Protokoll sicherheitsrelevanter Ereignisse: erfolgreiche/fehlgeschlagene Anmeldungen (mit IP), Rollen-, Team- und Kontoänderungen. Das Protokoll ist append-only — Einträge können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

API-Keys & Webhooks Free & Paid

  • API-Keys: Unter Einstellungen → 🔌 Integrationen erstellst du Schlüssel für die öffentliche API (Server-zu-Server). Der Schlüssel wird nur einmal angezeigt — sicher speichern.
  • Ausgehende Webhooks: Ereignisse (z. B. neuer Kontakt) werden signiert an deine URL geschickt. Prüfe die Signatur zur Echtheit.
  • Eingehende Webhooks: Externe Systeme legen über eine Token-URL Daten an/aktualisieren sie (Zugriffs-Level „nur anlegen/aktualisieren" oder „voll").

→ REST-API-Referenz (Auth, Konventionen, Kontakt-Endpunkte mit curl-Beispielen, Webhooks & Signatur, Rate-Limit & Fehler)

Datensicherung, Export, Konto löschen & kündigen

  • Sichern/Export: Einstellungen → Sicherung — Snapshot der gesamten Instanz (Einstellungen/CRM/Nachrichten) oder CSV je Bereich (Kontakte/Firmen/Deals/Aufgaben/Konversationen). Deine Daten gehören dir.
  • Zurücksetzen: Einstellungen → 🔑 Konto → „Zurücksetzen" macht den Mandanten werksneu (alle Inhalte weg, Eigentümer + Abo bleiben).
  • Konto löschen (Free): löscht den gesamten Mandanten samt Nutzern und gespeicherten Dateien unwiderruflich (Eigentümer-Bestätigung).
  • Pflicht-Export vorher: Vor dem Zurücksetzen oder Löschen lädst du das Aufbewahrungs-Paket mit allen Rechnungen, Belegen und Aufzeichnungen herunter — Rechnungen musst du 7 (Österreich) bzw. bis zu 10 Jahre (Deutschland) aufbewahren.
  • Founder-Abo kündigen: im Stripe-Kundenportal oder über „Abo verwalten & kündigen“ in der App. Die Kündigung stoppt jede weitere Zahlung; der bezahlte Monat bleibt dir.
  • Kontakt endgültig löschen (DSGVO): Admins löschen eine Person dauerhaft mit allen Gesprächen, Nachrichten, Anhängen, Anrufen samt Aufnahmen, Notizen, Aufgaben und Terminen — auf der Kontaktseite oder im Papierkorb (Kontakte → 🗑 Papierkorb). Deals und Rechnungen bleiben ohne Verweis auf die Person erhalten.
Vor dem Zurücksetzen/Löschen unbedingt exportieren — es gibt keine Wiederherstellung. Details siehe Datenlöschung.

Self-Hosting

Systemvoraussetzungen & Server-Größe

Das CRM läuft schon auf einem kleinen 4-GB-Server. Was den Bedarf treibt, sind gleichzeitige Anrufe + Aufnahme und großer Marketing-Versand — nicht die Zahl der Kontakte.

  • Klein (2 vCPU / 4 GB / 40 GB SSD): Einzelbüro, CRM + E-Mail + WebChat, 1–2 parallele Anrufe.
  • Mittel (4 vCPU / 8 GB / 80–160 GB SSD): unsere Standard-Empfehlung — wachsendes Team, Marketing, 5–10 parallele Anrufe mit Aufnahme.
  • Groß (8+ vCPU / 16–32 GB / NVMe): Call-Center, 20+ parallele Anrufe; Telefonie und Datenbank später trennen.
Ausführliche Sizing-Tabelle (Volumen → Server-Größe, Speicherplanung, Ports & Telefonie-Netzanforderungen) inkl. der häufigsten Cloud-Falle beim E-Mail-Versand: Server-Anforderungen im Detail →

Installation & Lizenz

Self-Hosting ist ab sofort möglich — kostenlos mit Gratis-Schlüssel (mit den Free-Grenzen) oder Paid ohne Grenzen. Du installierst The-Y per Docker Compose auf deinem eigenen Server (App, Worker, PostgreSQL, Redis, MinIO, optional die Telefonanlage), mit automatischem HTTPS (Caddy) und optionalen Auto-Updates (Watchtower). Anleitung · Server-Anforderungen.

Der Funktionsumfang ist identisch zur gehosteten Version; freigeschaltet wird er über einen server-validierten Lizenzschlüssel.

Self-Hosting geht ab sofort: Gratis-Schlüssel unter Einstellungen → Lizenz, oder Paid (Lizenzschlüssel + Anleitung). Gehostet wird von uns nur das Free-Konto auf crm.the-y.at.

→ Betriebs-Handbuch (Self-Hosting): Updates, Backup/Restore, Umgebungsvariablen-Referenz, Reverse-Proxy/TLS, Monitoring, Fehlerbehebung.