Im Menü Finanzen führst du alles, was nach dem Verkauf kommt: Rechnungen ausstellen, Zahlungen erfassen, mahnen, Belege sammeln — und jeden Monat ein fertiges Paket für deinen Steuerberater herunterladen. Ausführlich für Österreich, Deutschland und die Schweiz, dazu alle EU-Länder und andere Länder mit eigenen Steuersätzen.
⏱ Einrichten ca. 15 Min · Rechte: Finanzen verwalten (Admin) bzw. Finanzen sehen (Supervisor) · Gilt für Free & Paid · Stand: Version 1.1.26
Werkzeug, keine Steuerberatung. The-Y CRM erstellt Aufzeichnungen und Übersichten. Das ist keine Steuerberatung und ersetzt keinen Steuerberater. Für die Richtigkeit deiner Aufzeichnungen und Erklärungen bist du verantwortlich. The-Y übermittelt nichts an das Finanzamt. Details: Nutzungsbedingungen, Ziffer 4a „Buchhaltungsfunktionen“.
Das Menü „Finanzen“
In der Seitenleiste findest du Finanzen mit diesen Bereichen: Übersicht · Rechnungen · Offene Posten · Zahlungen · Bank · Belege · Journal · USt-Übersicht · Export · Einstellungen. Die Übersicht zeigt offene und überfällige Beträge und erinnert dich, falls die Einstellungen noch nicht geprüft sind.
Erst ausprobieren? In der Demo sind die Finanzen mit österreichischen Beispieldaten befüllt — Rechnungen, eine Teilzahlung aus dem Kontoauszug, eine Mahnung und gebuchte Belege. Nichts davon geht nach außen.
1. Einstellungen & Aussteller-Daten
Land und Steuerregeln.Finanzen → Einstellungen: Land deines Unternehmens, Standard-Steuersatz, Kleinunternehmer ja/nein und Zahlungsziel. In der Karte „Versteuerung und Voranmeldung“ wählst du Soll- oder Ist-Versteuerung und den Voranmeldungszeitraum — siehe Versteuerung. Diese Angaben steuern Vorschläge und Prüfungen — ob sie für dich stimmen, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.
Nummernkreise. Präfix, „mit Jahr“ und Stellen je Art (Rechnung, Angebot, Gutschrift). Die Nummer wird erst beim Ausstellen vergeben — fortlaufend und ohne Lücken.
Mahnwesen. Stufen mit „Tage nach Fälligkeit“, Mahngebühr und optional eigenem Betreff und Text (drei Stufen sind vorbereitet). Schalter „Mahnungen automatisch senden“ — siehe Mahnungen.
Belege-Postfach (optional). Ein E-Mail-Postfach mit IMAP wählen; Anhänge von Mails an diese Adresse werden Beleg-Entwürfe. Nimm dafür eine eigene Adresse wie belege@deinefirma.at — Mails an dieses Postfach erscheinen nicht mehr im Posteingang.
Export / Konten. Kontenrahmen (z. B. SKR03/SKR04 oder EKR für Österreich), bei DATEV Berater- und Mandantennummer und Sachkontenlänge. Die Konten-Zuordnung zeigt Vorschläge in Grau — dein Steuerberater trägt dort seine Konten ein.
Aussteller-Daten.Finanzen → Rechnungen → „🏢 Aussteller-Daten (Absender)“: Adresse, UID, Steuernummer, Bankverbindung, Firmenbuch — je Marke. Beim Ausstellen werden diese Daten in die Rechnung eingefroren; spätere Änderungen betreffen alte Rechnungen nicht.
2. Rechnung ausstellen
Entwurf anlegen.Finanzen → Rechnungen → neue Rechnung, Kunde über die Suche wählen. Ein Entwurf ist frei änderbar und hat noch keine Nummer.
Positionen und Steuer. Je Position Menge, Einheit, Preis und Steuersatz (in Österreich z. B. 20, 13, 10 oder 4,9 %). Dazu Leistungsdatum oder „Zeitraum statt Datum“, Land und UID des Empfängers (für AT, DE und CH werden Format und Prüfziffer geprüft, keine Online-Abfrage) und der Steuerfall: normal, Kleinunternehmer, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung oder Ausfuhr — der passende Hinweis kommt automatisch auf die Rechnung.
Ausstellen. „Ausstellen“ prüft die Pflichtangaben deines Landes. Fehlt etwas, siehst du Hinweise — du kannst sie lesen und mit „Gelesen – trotzdem ausstellen“ bestätigen.
Fertig. The-Y vergibt die nächste Nummer, friert Absender und PDF ein und speichert das PDF mit Prüfsumme. Ab jetzt ist die Rechnung festgeschrieben: Inhalt ändern oder löschen geht nicht mehr — Zahlungen erfassen, mahnen, Gutschrift oder Storno schon.
Angebote und Gutschriften laufen im selben Editor mit eigenen Nummernkreisen. Für deutsche Behörden lädst du die Rechnung als XRechnung (XML) herunter (mit Leitweg-ID im Feld „Ihre Referenz“), in der Schweiz kommt die QR-Rechnung direkt ins PDF.
3. Zahlungen & offene Posten
Zahlung erfassen: an der Rechnung oder unter Finanzen → Zahlungen — Betrag, Datum und Zahlungsart. Teilzahlungen gehen; der Status wechselt automatisch auf „teilbezahlt“ bzw. „bezahlt“. Das Zahlungsdatum zählt für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Offene Posten: alle ausgestellten Rechnungen, die noch nicht (ganz) bezahlt sind, mit Fälligkeit, „X Tage überfällig“ und Mahnstufe.
Gutschrift: Stellst du eine Gutschrift zu einer offenen Rechnung aus, wird sie automatisch mit der Rechnung verrechnet.
„Bar/Karte vor Ort“ erfasst du nur mit der Nummer deines Kassenbelegs — The-Y CRM ist keine Registrierkasse.
4. Mahnungen
Von Hand: In Finanzen → Offene Posten bei einer überfälligen Rechnung „Mahnen“ — oder „Alle fälligen mahnen“ für die nächste fällige Stufe aller überfälligen Rechnungen.
Automatisch: Ist „Mahnungen automatisch senden“ an, verschickt The-Y jede Stufe einmal — frühestens nach den eingestellten Tagen und mindestens 7 Tage nach der letzten Mahnung.
Versand: über dein eigenes E-Mail-Postfach, mit der Rechnung als PDF, im Text in der Sprache der Rechnung. Ohne eigenes Postfach wird die Mahnung nur protokolliert — dann schickst du den Text selbst.
Die Mahngebühr steht im Mahntext, wird aber nicht als eigene Forderung gebucht.
5. Kontoauszug hochladen
Datei aus dem Online-Banking exportieren: camt.053 (XML) oder CSV.
Finanzen → Bank → „Kontoauszug importieren“. camt.053 wird automatisch gelesen; bei CSV ordnest du einmal die Spalten zu — das CRM merkt sich das. Gleiche Umsätze werden nie doppelt angelegt.
Vorschläge bestätigen: The-Y schlägt nach Betrag, Rechnungsnummer und Name die passende Rechnung vor. „Bestätigen“ — die Zahlung ist erfasst.
Eine direkte Bankverbindung gibt es nicht; du lädst die Datei selbst hoch.
6. Belege & Belege-Postfach
Hochladen:Finanzen → Belege → „Beleg hochladen“ (PDF, Foto oder XML) oder „Ohne Datei erfassen“. Beträge je Steuersatz, Kategorie (mit Kennzahl), Zahlstatus — dann „Buchen“.
e-Rechnungen im Format ZUGFeRD, Factur-X oder XRechnung liest The-Y automatisch aus; die Felder sind dann schon gefüllt.
Fotos und PDFs auslesen geht mit deinem eigenen KI-Schlüssel (KI einrichten) — du prüfst und bestätigst.
Belege-Postfach: Leite Rechnungen an deine Belege-Adresse weiter; die Anhänge erscheinen als Beleg-Entwürfe.
Reverse Charge beim Einkauf und ein Hinweis bei Anlagegütern sind eingebaut.
Spät eingegangen: Liegt das Belegdatum in einem schon abgeschlossenen Monat, trägst du „Eingegangen am“ ein — dann lässt sich der Beleg buchen (siehe Spät eingegangene Rechnungen).
7. Einnahmen & Ausgaben, USt-Übersicht
Journal: Zahlungen auf Rechnungen und bezahlte Belege nach Zahlungstag, zugeordnet zu den Kennzahlen der Steuerformulare — in Österreich Beilage E 1a (als Orientierung), in Deutschland Anlage EÜR. Die Spalte „USt-Zeitraum“ zeigt zu jeder Buchung, in welchem Monat ihre Steuer zählt.
USt-Übersicht: Umsatzsteuer, Vorsteuer und Zahllast je Monat, Quartal oder Jahr — nach deiner Versteuerungsart und den Regeln deines Landes, mit Kennzahl-Hinweisen und Nachträgen (siehe unten).
Die USt-Übersicht ist eine Vorschau zur Kontrolle — keine Steuerberatung, keine Übermittlung an das Finanzamt. Die Voranmeldung reichst du (oder dein Steuerberater) selbst ein.
8. Versteuerung (Soll/Ist) und Voranmeldung
Unter Finanzen → Einstellungen → Karte „Versteuerung und Voranmeldung“ legst du fest, in welchem Monat eine Steuer in der USt-Übersicht zählt. Wähle, was mit deinem Finanzamt vereinbart ist.
Versteuerungsart:Soll-Versteuerung (nach vereinbarten Entgelten — Leistung bzw. Rechnung zählt) oder Ist-Versteuerung (nach vereinnahmten Entgelten — der Zahlungseingang zählt). Jede Auswahl ist in Alltagssprache erklärt, mit den Regeln für Österreich, Deutschland und die Schweiz: wer was wählen darf und welche Grenzen gelten. Der übliche Standard deines Landes ist markiert.
Voranmeldungszeitraum: monatlich, vierteljährlich oder jährlich. In Österreich gibt es keine jährliche Voranmeldung — dort ist sie nicht wählbar.
Fall
Die Steuer zählt im …
Österreich, Soll
Monat der Leistung — stellst du die Rechnung erst später aus, einen Monat später.
Deutschland, Soll
Zeitraum der Leistung — egal, wann du die Rechnung schreibst.
Schweiz, vereinbarte Entgelte
Monat der Rechnungsstellung.
Ist-Versteuerung
Monat des Zahlungseingangs, bei Teilzahlungen anteilig.
Anzahlung vor der Leistung
Monat der Zahlung.
Gutschrift
Monat ihrer Ausstellung, nie vor der ursprünglichen Rechnung (bei Ist mit der Erstattung).
Vorsteuer
Ab der Rechnung (Belegdatum bzw. „Eingegangen am“). Bei Ist-Versteuerung in Österreich und der Schweiz erst, wenn die Rechnung bezahlt ist.
„Nachtrag zu MM/JJJJ“ statt stiller Änderung
Gehört eine Steuer zu einem Monat, den du schon abgeschlossen hast — etwa weil du eine Rechnung erst danach schreibst —, bleibt dieser Monat unverändert. Die Steuer erscheint im aktuellen Zeitraum als „Nachtrag zu MM/JJJJ“, mit einem klaren Hinweis, welche Voranmeldung sie betrifft, und den Einträgen, auf denen sie beruht. Liegt der abgeschlossene Monat im selben Voranmeldungszeitraum (z. B. im selben Quartal), ist der Nachtrag in der Zahllast enthalten, sonst nicht. Schon beim Ausstellen der Rechnung siehst du diesen Hinweis.
Ob und wie du eine Voranmeldung berichtigst, klärst du mit deinem Steuerberater bzw. dem Finanzamt.
Spät eingegangene Rechnungen: „Eingegangen am“
Kommt eine Lieferantenrechnung erst nach dem Monatsabschluss und liegt ihr Belegdatum im abgeschlossenen Monat, meldet das CRM beim Buchen, dass du „Eingegangen am“ ausfüllen sollst. Mit dem Eingangsdatum lässt sich der Beleg buchen, und die Vorsteuer zählt im Monat des Eingangs. Bei Ist-Versteuerung in Österreich und der Schweiz zählt sie erst, wenn die Rechnung bezahlt ist. War die Rechnung schon vorher da, gehört die Vorsteuer steuerlich zum abgeschlossenen Monat — das klärst du mit deinem Steuerberater.
Stand beim Monatsabschluss
Beim Monatsabschluss speichert das CRM den Stand der USt-Übersicht. Ändert sich die Vorschau eines abgeschlossenen Monats später — zum Beispiel nach einem Wechsel der Versteuerungsart —, zeigt die Übersicht beide Werte nebeneinander. Maßgeblich ist, was du dem Finanzamt gemeldet hast. Für Monate, die vor Version 1.1.25 abgeschlossen wurden, gibt es keinen gespeicherten Stand.
Keine Steuerberatung — diese Einstellungen steuern nur die Vorschau. Sonderfälle rechnet sie nicht eigens, z. B. Teilleistungen, Vorsteuer-Kürzungen (Bewirtung, Kfz), Einfuhrumsatzsteuer, Fremdwährung, den Saldosteuersatz in der Schweiz und die Zeitpunkte der Zusammenfassenden Meldung.
9. Export für den Steuerberater & Monatsabschluss
Monatspaket herunterladen:Finanzen → Export → Zeitraum wählen → „Monatspaket (ZIP)“. Enthalten: Journal (CSV), USt-Übersicht, alle Rechnungs-PDFs unverändert, Belege, Kontoauszüge, DATEV-Buchungsstapel bzw. BMD-Import und Prüfsummen.
DATEV: braucht Berater- und Mandantennummer und einen Zeitraum innerhalb eines Kalenderjahres — sonst fehlt die DATEV-Datei im Paket.
Monat abschließen: Erledigte Monate schließt du unter „Monat abschließen“ ab — erst nach einem Häkchen. Danach lassen sich Zahlungen und gebuchte Belege dieses Monats nicht mehr ändern oder löschen, und es gibt keine neuen Rechnungen mit Datum in diesem Monat. Der Stand der USt-Übersicht wird dabei gespeichert (siehe Stand beim Monatsabschluss).
Ein Monatsabschluss ist endgültig — wie die Festschreibung in DATEV oder Lexware. Auch der Support kann ihn nicht wieder öffnen. Lade das Paket vorher herunter und prüfe es.
DATEV- und BMD-Export vor dem ersten Einsatz einmal mit deinem Steuerberater testen.
10. Korrigieren: Gutschrift & Storno
Korrigiert wird immer im offenen Monat, mit Verweis auf das Original und Eintrag im Protokoll:
Was
So korrigierst du
Rechnung
„Korrigieren (Gutschrift)“ — die Gutschrift zählt in der USt-Übersicht im Monat ihrer Ausstellung. Rechnungen, die zu einem abgeschlossenen Monat gehören (Rechnungs- oder Leistungsdatum oder ihr USt-Monat), lassen sich nicht mehr stornieren, nur per Gutschrift korrigieren.
Zahlung
„Korrigieren (Storno)“ — es entsteht eine Gegenbuchung.
Beleg
„Korrigieren (Storno)“ — Storno-Beleg, auf Wunsch gleich ein Korrekturbeleg zum Berichtigen.
Offener Beleg aus abgeschlossenem Monat
„Als bezahlt markieren“ mit Zahlungsdatum im offenen Monat (auch über den Kontoauszug).
Konto zurücksetzen oder löschen
Vor dem Zurücksetzen oder Löschen deines Kontos lädst du das Aufbewahrungs-Paket herunter: alle Rechnungen (PDF, unverändert), Belege, Kontoauszüge, Zahlungen und das Journal. Rechnungen musst du in Österreich 7, in Deutschland bis zu 10 Jahre aufbewahren.
Häufige Fragen
Macht The-Y meine Buchhaltung?
Nein. Du führst deine Aufzeichnungen selbst mit dem Werkzeug; The-Y bucht nicht für dich und beantwortet keine Steuerfragen. Für Einzelfälle („wie buche ich das?“) ist dein Steuerberater zuständig.
Schickt The-Y die Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt?
Nein. Die USt-Übersicht ist eine Vorschau zur Kontrolle. Eine Übermittlung an FinanzOnline oder ELSTER gibt es nicht.
Soll oder Ist — was soll ich wählen?
Das, was mit deinem Finanzamt vereinbart ist. Das CRM erklärt bei jeder Auswahl die Regeln für Österreich, Deutschland und die Schweiz und markiert den üblichen Standard deines Landes; die Entscheidung trifft es nicht für dich. Die Einstellung steuert nur die Vorschau.
Was bedeutet „Nachtrag zu MM/JJJJ“?
Die Steuer gehört zu einem Monat, den du schon abgeschlossen hast. Damit sich dieser Monat nicht still ändert, zeigt das CRM sie im aktuellen Zeitraum als Nachtrag — mit Hinweis, welche Voranmeldung sie betrifft. Ob du die Voranmeldung berichtigst, klärst du mit deinem Steuerberater bzw. dem Finanzamt (siehe Nachtrag).
Gibt es eine Bankanbindung?
Nein, nur den Datei-Import (camt.053 oder CSV) unter Finanzen → Bank.
Kann ich e-Rechnungen ausstellen?
Ja, als XRechnung (XML) und in der Schweiz als QR-Rechnung im PDF. ZUGFeRD/Factur-X als Ausgabe folgt. Eingehende e-Rechnungen (ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung) liest The-Y aus.
Ich habe einen Monat zu früh abgeschlossen — kann man das rückgängig machen?
Nein. Ein abgeschlossener Monat bleibt abgeschlossen. Korrekturen machst du im offenen Monat per Gutschrift oder Storno (siehe Korrigieren).
Welche Länder werden unterstützt?
Ausführlich (Sätze, Pflichtangaben, Kennzahlen, Export): Österreich, Deutschland, Schweiz. EU-Standard (Sätze, UID-Format, Reverse Charge): alle EU-Länder. Andere Länder: Steuersätze selbst eintragen.
Wer darf die Finanzen sehen?
Es gibt die Rechte „Finanzen sehen“ und „Finanzen verwalten“. Admins haben beide, Supervisoren dürfen ansehen. Einzelnen Personen gibst du die Rechte unter Einstellungen → Team.
