FreeScout ist ein schlanker Open-Source-Helpdesk auf PHP-Basis. Der Kern ist gratis und ohne Agent-Limits, weitere Funktionen kaufst du als Module dazu. Wer vor allem E-Mails im Team beantwortet, ist dort gut aufgehoben. The-Y CRM ist für Teams, bei denen Kunden gleichzeitig über WhatsApp, Telefon und E-Mail kommen – mit eingebauter Telefonanlage und CRM in einem Werkzeug.
FreeScout ist ein E-Mail-Helpdesk, den du mit Modulen erweiterst; Telefonate werden dort von Hand erfasst. The-Y CRM ist die Telefonanlage – zusammen mit Posteingang für alle Kanäle, Kontakten, Deals und Rechnungen.
Ich bin Thomas Nuri Yilmaz, Head of IT bei Dove Touristik und Gründer von The-Y. 2024 stand ich vor genau dieser Frage: Ich habe nach einem Ticketsystem gesucht, osTicket getestet, dann Zammad, und über die Suche nach einer respond.io-Alternative Chatwoot gefunden. Zammad, Chatwoot und n8n habe ich selbst betrieben. Was mir fehlte, war alles in einem: WhatsApp, Telefon und E-Mail in einem Posteingang, mit eigener Telefonanlage. Heute arbeiten wir bei The-Y mit keinem dieser Werkzeuge mehr, sondern mit The-Y CRM.
FreeScout laut offizieller Website, Modulseiten und GitHub, abgerufen am 10.10.2026 (Quellen unten). Modulpreise sind Einmalkäufe je Instanz, angegeben in US-Dollar bzw. in Euro, wie freescout.net sie in Österreich anzeigt; ob die Euro-Preise Umsatzsteuer enthalten, gibt FreeScout nicht an. Angaben zu The-Y CRM: Stand Version 1.1.24 vom 11.10.2026 – neu sind u. a. Finanzen bis zum Export für den Steuerberater (keine Steuerberatung), Beiträge für Facebook und Instagram mit Redaktionskalender, Kommentare beantworten, WhatsApp-Vorlagen mit Vorschau und die Installation als App am Handy (noch ohne Push-Benachrichtigungen).
Bei der Lizenz ist FreeScout günstiger. Der Unterschied liegt bei Telefonanlage, WhatsApp-Anbindung und CRM. Meta-Gebühren für WhatsApp und Gesprächsminuten zahlst du bei jedem Werkzeug an den jeweiligen Anbieter; The-Y schlägt nichts auf. Seit 01.10.2026 berechnet Meta auch Antworten im 24-Stunden-Fenster; die ersten 1.000 pro Nummer und Monat sind gratis. Diese 1.000 sind Metas Freikontingent – nicht zu verwechseln mit der Grenze von The-Y Free (1.000 ausgehende Nachrichten im Monat über alle Kanäle). Bei FreeScout brauchst du für WhatsApp zusätzlich ein Konto bei 1msg.io oder Twilio. Alles im Detail mit Rechner für jedes Land: Was The-Y CRM wirklich kostet. Bis 3 Personen reicht The-Y Free (0 €) – in unserer Cloud oder selbst gehostet mit Gratis-Schlüssel.
Schreib uns. Wir besorgen den Server, installieren The-Y CRM und halten es aktuell. Du zahlst die Lizenz und die Serverkosten 1:1 so, wie sie anfallen – ohne Aufschlag, ohne Servicepauschale.
Richtwert Server: etwa 8–15 € netto im Monat (z. B. netcup VPS 500 bzw. 1000, siehe Kostenseite). Wir machen das Fall für Fall, solange es noch kein fertiges Hosting-Paket gibt.
Gefällt es dir, ziehst du auf deinen eigenen Server um – gratis mit Gratis-Schlüssel (Grenzen wie Free) oder ohne Grenzen mit der Self-Hosting-Lizenz (Anleitung, Server-Anforderungen) – oder wir übernehmen das für dich.
Nein. The-Y CRM ist nicht Open Source. Deine Daten gehören dir und lassen sich jederzeit exportieren; WhatsApp, Telefon, SMS und KI laufen über deine eigenen Konten – kein Vendor-Lock-in.
Ja, per Docker auf deinem eigenen Server – auf zwei Arten: kostenlos mit Gratis-Schlüssel (nach der Registrierung in der App erzeugt; dieselben Grenzen wie Free: 3 Nutzer, 1.000 ausgehende Nachrichten über alle Kanäle und 200 ausgehende Gesprächsminuten pro Monat, 2 GB; ohne Support, Rückmeldungen in der Alpha sind willkommen) oder ohne Nutzungsgrenzen mit der Self-Hosting-Lizenz für 10 € im Monat oder 240 € einmalig (während Alpha und Beta; ab der Live-Version 20 € bzw. 480 €). Die 10 € und die 240 € sind dieselbe Lizenz – einmal als Abo, einmal unbefristet.
Wenn du vor allem E-Mails beantwortest, ist FreeScout eine gute Wahl. The-Y CRM lohnt sich, wenn du telefonierst: Die Telefonanlage mit IVR, Warteschlangen und Voicemail ist eingebaut – bei FreeScout werden Telefonate von Hand erfasst. Dazu kommen WhatsApp direkt über Meta statt über 1msg.io oder Twilio sowie Deals, Rechnungen und Termine ohne Zusatzmodule.
Ja. Schreibst du schon mit der WhatsApp-Business-App, kannst du sie behalten: The-Y CRM verbindet die Nummer zusätzlich über die WhatsApp Business Platform von Meta, am Handy gesendete Antworten erscheinen auch im CRM, und bis zu 180 Tage Verlauf werden übernommen. Läuft die Nummer in der privaten WhatsApp-App, stellst du sie vorher auf die WhatsApp-Business-App um oder löst sie aus WhatsApp – das ist eine Vorgabe von Meta für die Business-Plattform und gilt genauso bei Zammad, Chatwoot oder Twilio. Die Nummer bleibt deine.
Dann bekommen alle selbst gehosteten Installationen – mit Gratis-Schlüssel, Monatslizenz oder Lifetime-Lizenz – vorher ein letztes Update, das die Lizenzprüfung und alle Nutzungsgrenzen entfernt. Danach laufen sie kostenlos und ohne Grenzen unbefristet weiter; deine Daten liegen ohnehin auf deinem Server. So steht es auch in den Nutzungsbedingungen. Nutzt du Free in unserer Cloud, kannst du deine Daten jederzeit exportieren.
Nur für die Lizenzprüfung: Die Installation prüft ihren Lizenzschlüssel regelmäßig online bei unserem Lizenzserver. Ist er nicht erreichbar, läuft sie 14 Tage normal weiter, danach nur noch lesend, bis die Prüfung wieder klappt. Deine Daten bleiben auf deinem Server. So steht es auch in den Nutzungsbedingungen.
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