Datenlöschung

Anleitung zur Datenlöschung

Stand: 10.10.2026 · gilt für TheY CRM (crm.the-y.at) und die Meta-App „TheY CRM“ · English version

Diese Seite erklärt, wie personenbezogene Daten aus unserem Dienst „TheY CRM / Kunden-Support CRM“ gelöscht werden und wie Sie TheY CRM den Zugriff auf Facebook, Instagram oder WhatsApp entziehen. Es gibt zwei Wege:

1. Selbst löschen im CRM (für Unternehmen, die TheY CRM nutzen) – wirkt sofort:
Kanal löschen (Abschnitt 2) · einzelne Person endgültig löschen (Abschnitt 3a) · Konto zurücksetzen oder löschen (Abschnitt 3b).
2. Per E-Mail an datenschutz@the-y.at mit dem Betreff „Datenlöschung“ – für alle, auch ohne Zugang zum CRM. Wir löschen binnen 30 Tagen und bestätigen die Löschung per E-Mail.

Wählen Sie den Fall, der auf Sie zutrifft:

Sie haben einem Unternehmen geschrieben, das TheY CRM nutzt (per WhatsApp, Messenger, Instagram, Facebook-Kommentar, E-Mail, SMS, Web-Chat oder Telefon)
Sie haben TheY CRM mit Facebook, Instagram oder WhatsApp verbunden und möchten den Zugriff entfernen
Ihr Unternehmen nutzt TheY CRM und möchte einzelne Personen oder das ganze Konto löschen
Sie betreiben TheY CRM selbst (selbst gehostete Installation)

1. Sie haben einem Unternehmen geschrieben, das TheY CRM nutzt

Das Unternehmen, dem Sie geschrieben haben, ist für Ihre Daten verantwortlich. The-Y e.U. speichert sie in dessen Auftrag.

Weg 1: beim Unternehmen. Bitten Sie das Unternehmen um Löschung. Es kann Sie in TheY CRM selbst endgültig löschen (Abschnitt 3a); die Löschung wirkt dann sofort.

Weg 2: bei uns per E-Mail.

Senden Sie eine E-Mail an datenschutz@the-y.at mit dem Betreff „Datenlöschung“.
Geben Sie an, woran wir Ihre Daten erkennen:
- bei WhatsApp: Ihre Telefonnummer,
- bei Messenger, Instagram oder Kommentaren: Ihren Namen bzw. Nutzernamen und die Seite oder das Instagram-Konto, dem Sie geschrieben oder dessen Beitrag Sie kommentiert haben,
- bei E-Mail, SMS oder Telefon: die E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer,
- wenn bekannt: das Unternehmen, mit dem Sie Kontakt hatten.
Wir bestätigen den Eingang und stimmen die Löschung mit dem verantwortlichen Unternehmen ab. Bei Bedarf fragen wir kurz nach, um Ihre Identität zu prüfen.
Die Löschung erfolgt binnen 30 Tagen. Danach erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.

Gelöscht werden die zu Ihnen im Dienst gespeicherten Daten, insbesondere:

Ihr Kontakt mit Name bzw. Profilname, Nutzername, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adresse und eigenen Feldern, auch wenn er aus der WhatsApp-Business-App des Unternehmens übernommen wurde,
Ihre Gespräche aus allen Kanälen mit Nachrichten, Kommentaren, Bildern, Dokumenten und anderen Anhängen,
Kennungen wie WhatsApp-Nummer, Page-scoped ID (PSID) und Instagram-scoped ID (IGSID),
Anrufe sowie gegebenenfalls Anrufaufzeichnungen und Voicemail,
Notizen, Aufgaben und Termine zu Ihnen sowie Metadaten wie Zeitstempel und Zustellstatus.

Nicht gelöscht werden:

Rechnungen und andere Unterlagen, die wir oder das Unternehmen gesetzlich aufbewahren müssen; sie werden nach Ablauf der Frist gelöscht. Rechnungen und Deals werden von Ihrem Kontakt getrennt, aber nicht gelöscht.
der Sperrvermerk zu Ihrer E-Mail-Adresse, falls Sie sich von E-Mails abgemeldet haben oder E-Mails unzustellbar waren, damit Sie keine weiteren E-Mails erhalten.
Daten bei Meta: Nachrichten in Ihrer WhatsApp-, Messenger- oder Instagram-App und Ihre Kommentare auf Facebook oder Instagram. Diese löschen Sie selbst in der jeweiligen App; dafür gilt die Datenschutzrichtlinie von Meta.

2. Facebook, Instagram oder WhatsApp: Zugriff von TheY CRM entfernen

Wenn Sie TheY CRM über „Facebook & Instagram verbinden“ oder „WhatsApp verbinden“ freigegeben haben, speichert TheY CRM verschlüsselte Zugriffsschlüssel, die Kennungen Ihrer Seite, Ihres Instagram-Kontos bzw. Ihres WhatsApp-Business-Kontos sowie die empfangenen Nachrichten und Kommentare. Ihren Facebook-Namen und Ihr Profilbild speichern wir nicht. Den Zugriff entfernen Sie auf einem oder mehreren dieser Wege:

a) In TheY CRM: Kanal löschen (empfohlen)

In TheY CRM anmelden und Einstellungen → Kanäle öffnen.
Auf der Karte WhatsApp, Messenger oder Instagram in der Zeile der Nummer bzw. Seite auf „Löschen“ klicken und bestätigen.

Die Zugriffsschlüssel werden sofort gelöscht. Neue Nachrichten aus diesem Konto werden nicht mehr gespeichert. Die Freigabe bei Meta selbst entfernen Sie zusätzlich wie unter b) bis e) beschrieben. Bereits empfangene Gespräche bleiben in Ihrem CRM, bis Sie die betroffenen Personen endgültig löschen (Abschnitt 3a), das Konto zurücksetzen oder löschen (Abschnitt 3b) oder uns per E-Mail um Löschung bitten.

b) In Facebook: App entfernen

Öffnen Sie in Facebook Ihre Einstellungen und dort den Bereich „Business-Integrationen“. Entfernen Sie bei „TheY CRM“ die Verbindung und bestätigen Sie. Damit verliert TheY CRM den Zugriff auf alle Seiten und Instagram-Konten, die Sie über Ihr Facebook-Konto freigegeben haben. Der dann ungültige Zugriffsschlüssel bleibt in TheY CRM gespeichert, bis Sie den Kanal wie unter a) löschen.

c) Im Meta-Business-Portfolio: App bzw. Partner entfernen

In den Einstellungen Ihres Business-Portfolios (Meta Business Suite) können Sie die App „TheY CRM“ bei den verbundenen Apps entfernen. Für WhatsApp können Sie beim WhatsApp-Konto außerdem den Partner „The-Y e.U.“ entfernen.

d) In Instagram: Zugriff auf Nachrichten ausschalten

In den Einstellungen der Instagram-App zu Nachrichten können Sie verbundenen Apps und Tools den Zugriff auf Ihre Nachrichten entziehen.

e) WhatsApp-Business-App am Handy (Coexistence)

Haben Sie mit „WhatsApp-Business-App verbinden (App behalten)“ eine Nummer verbunden, die Sie weiter in der WhatsApp-Business-App nutzen, können Sie die Verbindung zur WhatsApp Business Platform auch in den Einstellungen der App trennen. Der beim Verbinden übernommene Verlauf (bis zu 180 Tage) und – nur wenn Sie das Häkchen „WhatsApp-Kontakte (Adressbuch) übernehmen“ gesetzt hatten – die Kontakte aus dem Adressbuch bleiben im CRM, bis Sie sie wie in Abschnitt 3 löschen oder uns per E-Mail um Löschung bitten.

f) Gespeicherte Daten löschen

Bereits gespeicherte Daten löschen Sie selbst, indem Sie einzelne Personen endgültig löschen (Abschnitt 3a) oder das Konto zurücksetzen bzw. löschen (Abschnitt 3b). Alternativ schreiben Sie an datenschutz@the-y.at mit dem Betreff „Datenlöschung Meta“ und nennen den Namen der Seite, den Instagram-Nutzernamen bzw. die WhatsApp-Nummer. Wir löschen binnen 30 Tagen und bestätigen es per E-Mail.

3. Für Geschäftskunden: Personen oder das Konto löschen

a) Einzelne Person endgültig löschen

Nutzer:innen mit Admin-Rechten können eine Person samt aller Gespräche selbst endgültig löschen, z. B. auf deren Verlangen nach Art. 17 DSGVO:

auf der Kontaktseite: Karte „Endgültig löschen (DSGVO)“ → „Endgültig löschen…“, zur Bestätigung den Namen eintippen;
im Papierkorb: Kontakte → 🗑 Papierkorb → bei der Person „Endgültig löschen…“, zur Bestätigung den Namen eintippen. Dort stehen auch bereits gelöschte Kontakte und zusammengeführte Duplikate.

Der normale Knopf „Löschen“ auf der Kontaktseite verschiebt die Person nur in den Papierkorb. Erst „Endgültig löschen“ entfernt sie sofort und dauerhaft, zusammen mit ihren Gesprächen (auch nicht verknüpften Gesprächen mit derselben E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Social-Kennung), Nachrichten, Anhängen und Dateien, Anrufen samt Aufnahmen, Notizen, Aufgaben und Terminen. Deals und Rechnungen bleiben ohne Verknüpfung zur Person erhalten (gesetzliche Aufbewahrung). Scheitert das Löschen einer Datei an einer Störung des Dateispeichers, wird es automatisch nachgeholt.

Hinweis zu WhatsApp: Nach dem Verbinden der WhatsApp-Business-App kann Meta in den ersten Tagen noch Verlauf nachliefern. Dadurch kann eine gelöschte Person wieder angelegt werden; wiederholen Sie Löschungen aus dieser Zeit gegebenenfalls.

b) Konto zurücksetzen oder löschen

Der Inhaber-Zugang verwaltet das Konto unter Einstellungen → 🔑 Konto → Gefahrenzone:

„Konto zurücksetzen (werksneu)“ → „Zurücksetzen …“: löscht alle Daten, Einstellungen, Kanäle samt Zugriffsschlüsseln, eingeladene Nutzer:innen und alle Dateien. Es bleiben nur der Inhaber-Zugang, ein bestehendes Abo und die Nachweise aus der Registrierung (akzeptierte Nutzungsbedingungen, Herkunft der Anmeldung).
„Konto löschen“ → „Konto endgültig löschen …“ (kostenlose Version): löscht das gesamte Konto mit allen Nutzer:innen und Dateien unwiderruflich. Zur Bestätigung geben Sie den Firmennamen ein.
Bezahltes Abo: Zurücksetzen ist auch hier möglich. Das Abo verwalten und kündigen Sie unter „Abo verwalten & kündigen“. Soll das Konto selbst gelöscht werden, schreiben Sie an datenschutz@the-y.at; wir löschen es binnen 30 Tagen.

Gelöscht wird der gesamte Datenbestand des Kontos, unter anderem: Kontakte, Firmen und Deals, alle Gespräche und Nachrichten (einschließlich WhatsApp, Messenger, Instagram und Kommentare), aus der WhatsApp-Business-App übernommene Verläufe und Kontakte, verbundene Kanäle samt Zugriffsschlüsseln, geplante und veröffentlichte Beiträge im CRM, Anrufprotokolle, Aufzeichnungen und Voicemail, Rechnungen und Angebote, Aufgaben und Termine, Vorlagen, Marketing-Daten, Personal- und Belegschaftsunterlagen, Benutzerkonten mit den zugehörigen Sicherheits- und Protokolldaten sowie alle Dateien im Dateispeicher (Anhänge, Medien, Aufnahmen). Scheitert das Löschen von Dateien an einer Störung des Dateispeichers, wird es automatisch nachgeholt.

💡 Vorher sichern: Exportieren Sie wichtige Daten zuvor über Einstellungen → Datensicherung (Snapshot des gesamten Kontos oder CSV je Bereich). Rechnungen, die Sie gesetzlich aufbewahren müssen, sichern Sie bitte vor dem Zurücksetzen oder Löschen. Danach ist keine Wiederherstellung möglich.

c) Was nicht durch uns gelöscht wird

Daten bei Meta: WhatsApp-Nachrichtenvorlagen in Ihrem WhatsApp-Business-Konto sowie Beiträge und Kommentar-Antworten auf Ihrer Facebook-Seite oder Ihrem Instagram-Konto. Diese löschen Sie im WhatsApp Manager bzw. direkt auf Facebook oder Instagram.

4. Selbst gehostete Installationen

Betreiben Sie TheY CRM auf Ihrem eigenen Server, liegen alle Inhalte (Kontakte, Nachrichten, Daten aus Meta-Plattformen) bei Ihnen; die Löschung erfolgt vollständig in Ihrer Infrastruktur, mit denselben Funktionen wie oben. The-Y e.U. speichert aus Ihrer Installation nur die Daten der Lizenzprüfung (Lizenzschlüssel, Kennung der Installation, Programmversion, IP-Adresse und Zeitpunkt der letzten Prüfung). Wir löschen sie automatisch 12 Monate nach dem Ende der Lizenz bzw. 12 Monate nach der letzten Meldung der Installation. Betreiben Sie die Installation nicht mehr, löschen wir die Prüfdaten auf Anfrage auch früher: datenschutz@the-y.at.

Bearbeitungszeit und Bestätigung

Wir beantworten Löschanfragen per E-Mail binnen 30 Tagen und bestätigen die Löschung per E-Mail. Können wir eine Anfrage nicht eindeutig zuordnen, fragen wir nach. Daten, die gesetzlich aufbewahrt werden müssen, löschen wir nach Ablauf der Frist.

Sicherungskopien und Protokolle

Nach einer Löschung können Daten noch für begrenzte Zeit in Sicherungskopien enthalten sein: lokal auf dem Produktivserver bis zu 14 Tage, in der Kopie an einem getrennten Standort in Österreich (über eine verschlüsselte Verbindung übertragen) bis zu 30 Tage. In technischen Protokollen bleiben Daten bis zu 14 Tage. Danach werden sie im Zuge der regulären Rotation überschrieben bzw. gelöscht. Sicherungen werden nicht regulär verarbeitet.

Wichtiger Hinweis zu den Rollen

Sind Sie Endkund:in eines Unternehmens, das TheY CRM nutzt, ist dieses Unternehmen der Verantwortliche im Sinne der DSGVO; The-Y e.U. ist dessen Auftragsverarbeiter. Wir setzen Ihr Löschbegehren im Auftrag des Unternehmens um bzw. leiten es an dieses weiter. Meta Platforms Ireland Ltd. ist für die Daten auf WhatsApp, Facebook und Instagram selbst verantwortlich. Weitere Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Kontakt für Datenlöschung: datenschutz@the-y.at · allgemein: office@the-y.at · The-Y e.U., Senefeldergasse 25, 1100 Wien, Österreich.

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